2020/2/17 
こんにちは、Juntechです。
今回は仕事でGoogleアカウントを使っている全ての人におすすめなライフハックの紹介です。
みなさん仕事の中で、議事録を作成することってありますよね。
コンサル系職種であれば新人の最初の仕事だったりしますし、
自分がやらなくても、MTGのたびに誰かが議事録を取ることは多いと思います。
今回はそんな議事録作成を爆速でできる文書作成アプリ、Googleドキュメントのご紹介です。
目次
Googleドキュメントってなに？
Googleドキュメントとは、言わずもがな、
Googleが提供している文書作成アプリです。
Wordと同じ機能を有していながら、Googleアカウントを持っている人なら誰でも無料で使用するとができます。
Googleドキュメントおすすめ機能
では、Googleドキュメントの何がそんなにおすすめなのでしょうか。
今回はJuntechが考えるGoogleドキュメントのGoodポイント3点を紹介します。
おすすめ1. オンライン同時編集
なんと言ってもこれです。
Googleドキュメントであれば、複数人でリアルタイム同時編集が可能です。
↑の画像は、私が作成したドキュメントを、
別のアカウントでも見ている時の表示です。
左がJuntech、右が別アカウントです。
なんと自分がカーソルを置いている位置やフォーカスを当てているところまで、
リアルタイムに表示されています！
このリアルタイム性を利用すれば、
会議中に複数人でメモを共有することができます。
また、Googleドキュメントを見てコメントなどを付けていくことで、
会議に出席しなくても大事な議論にだけ参加することができるんです！
おすすめ2. OCR
Googleドライブを経由することで、
スキャンした資料やPDFを、テキストの形に変換することができます。
会議の資料がPDFで送られてきてムカっとすること、ありますよね。
そんな時、Googleドキュメントを使えば、
PDFや画像をテキスト化することができるんです！
試しに、AutoHacksの記事スクショをテキストにしてみましょう。
使うのはこちら。
まずはGoogleドライブに保存します。
これを右クリックすると…
「アプリで開く」のところにGoogleドキュメントが出てきました！
あとはこれをクリックするだけ。
すると、、
なんと！元画像に続けてテキストが自動生成されました！
一昔前に比べて認識精度も格段に上がり、
しっかり仕事でも使えるレベルでテキスト変換してくれます。
おすすめ３. 音声入力
議事録で何気に辛いのが、
自分が話している時の内容も残さなければいけないという点です。
話すのに夢中になってしまって、
後になって議事録を見たら自分のパートがごっそり残し漏れていた、
なんてこと、ありませんか？
そんな時におすすめなのが、この音声入力です。
会議の始終をとろうとすると流石に厳しいものの、
一番PCに近い自分の声くらいなら、しっかり残すことができます。
今回はAutoHacksの同じ記事を読み上げて、
Googleにディクテーションしてもらいました。その結果がこれです。
かなりの認識精度ですよね！
改行や記号の入力はできませんが、
喋っていた内容を雑でもいいから残しておきたいという時にはかなり使えます。
実際、過去に顧客とのMTGで使ったこともありましたが、
誤変換が大量にあったものの、
どんな内容を喋っていたかが思い出せてとても便利でした。
Googleドキュメントで議事録作成は爆速になる
これらの機能を駆使することで、議事録作成はより早く、より素敵な作業になります。
議事録は若手が1人で作成するものだと思っている方、
はっきり言って考え方が古いです。
新人教育として議事録作成がいいんだ！という考え方もあるかもしれませんが、
個人的には生産性・教育面どちらをとってもおすすめしません。
ここではGoogleドキュメントを使った今風の議事録作成を紹介します。
旧来の議事録作成のやり方
旧来の議事録作成は、こんな感じで行われていると思います。
1. 会議前にフォーマットとアジェンダを書いておく
1. 会議中は1人でひたすらメモる
1. 会議が終わったらメモを整形して議事録にする
1. 作った議事録のレビューを上司に依頼する
1. レビューバック -> 修正 -> 再レビュー の繰り返し
1. ファイルをアップロードし、チームに連絡する
会社によって文化は違うものの、大体がこんな感じですよね。
Googleドキュメントを使った議事録作成のやり方
ではGoogleドキュメントを使った議事録作成はどうなるのか。
これは実際に私が所属していたプロジェクトでの取り方です。
1. 会議前にドキュメントファイルを作成し、フォーマットとアジェンダを書いておく
1. チームにURLを共有する
1. 会議中は暇している人がメモる、間違っていたら他の人が修正する
はい、終了です。
オンラインで複数人が見ながら編集するので、
あとで足りない情報を書き直したりする必要もありません。
端末上のメモ帳だったら1人で書かなきゃいけないものも、
同時編集することで他の人に直してもらうことができます。
今回はここまで。
Googleドキュメントを使えば、議事録作成が爆速になるだけでなく、
チームで1つのメモを見るためMTGの効率化まで行うことができます。
また今更ですが、こういった機能はwordや他のツールでもできたりします。
会社でGoogleを使っている方はもちろん、そうでない方も、
アイデアだけでも是非使ってみてください。
